Na gestão de ativos físicos, a eficiência é construída na sinergia entre manutenção proativa em otimização estratégica, garantindo o máximo desempenho dos recursos da organização
A Executive Digest falou com Miguel Salgueiro, Sócio-Fundador e CBO da Nextbitt, e Ana Catarina Dias, Diretora da Direção de Recursos Físicos e Segurança dos CTT, para perceber a necessidade de integrar uma plataforma de gestão sustentável de ativos físicos, as suas vantagens e os planos futuros para a integração de tecnologias para a sustentabilidade na gestão de ativos.
Como surgiu a necessidade de integrar uma plataforma de gestão sustentável de ativos físicos na operação dos CTT?
Miguel Salgueiro (MS): Acompanhando as mais recentes tendências ao nível da gestão, os CTT têm vindo a reforçar, desde 2022, a aposta na sustentabilidade, definindo os seus compromissos em linha com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas. Compromissos esses que estão fortemente alinhados com os valores e visão da Nextbitt, que forneceu aos CTT uma plataforma flexível e padronizada que permite responder aos diferentes requisitos quer tecnológicos, quer da atividade de negócio.
De modo a suportar a jornada de sustentabilidade dos CTT, surgiu a necessidade de transformar e otimizar os processos associados à gestão de ativos. Nomeadamente, anexados à gestão de todo o parque imobiliário do grupo CTT, a frota automóvel da empresa e a direção de segurança. Com um total de cerca de 80 colaboradores distribuídos pelas suas diferentes áreas a nível nacional, imobiliário, frota, segurança, obras e manutenção, cabe aos CTT o desafio de gerir de uma forma sustentável e responsável aproximadamente 900 instalações, que representam mais de 500.000 m2 de área.
Ana Catarina Dias (ACD): A necessidade de gerir um parque de grande dimensão de ativos, muito diversificado e disperso pelo país, implicava a adotação de uma plataforma com provas dadas no mercado, estável que nos desse a garantia de compromisso, mas também da necessária adaptabilidade às especificidades dos CTT.
Os CTT são uma empresa com uma forte presença em todo o território nacional e nas ilhas e, por isso, é imprescindível utilizar tecnologias que melhorem a eficiência, automatizem processos manuais e que reduzam a dependência energética, mas isso não se faz sem investimento. Estamos focados na transformação digital, aliada a práticas cada vez mais viradas para a Sustentabilidade, um tema que ganhou grande destaque nos últimos anos e que é, há mais de uma década, é um dos eixos de atuação diária dos CTT.
Quais os principais desafios na implementação da plataforma Nextbitt, especialmente considerando a complexidade da operação da empresa?
MS: Do lado da Nextbitt, um dos maiores desafios que enfrentámos foi a complexidade da operação dos CTT. O âmbito do projeto traduziu-se num grande desafio, quer pela sua abrangência e amplitude, quer pelo número de integrações com várias aplicações CTT, incluindo SAP. Além disto, o início do projeto de implementação da plataforma Nextbitt nos CTT teve lugar em plena pandemia, no verão de 2020, e teve como objetivo a definição de processos e padronização de dados, numa organização em que os ativos são muito diversificados e com uma capilaridade nacional.
Foi efetivamente um projeto complexo e que entrou em produção em março de 2021, para pedidos de manutenção corretiva com maior dimensão. Atualmente, todas as instalações CTT, nomeadamente lojas, edifícios operacionais e edifícios de serviços centrais, estão a trabalhar em Nextbitt para uma melhor e mais eficiente gestão de ativos.
ACD: A complexidade dos processos instalados nos CTT, atendendo à transversalidade dos mesmos, bem como à necessidade de garantia de um conjunto de critérios de compliance organizacional, implicou olhar-se para os métodos de trabalho, e para a sua necessária estandardização e simplificação, com um enorme esforço e enfoque na gestão do processo de mudança de equipas, bem como da necessária colaboração das equipas da Nextbitt em, dentro do possível, adaptar e reconstruir os fluxos existentes de forma a darem resposta à necessidades dos CTT.
Como é que a plataforma da Nextbitt foi desenvolvida para dar resposta às necessidades específicas dos CTT?
MS: Para responder a este novo desafio de gestão de ativos físicos, a equipa da Nextbitt trabalhou arduamente com a equipa de Ana Catarina Dias, responsável pela gestão de todo o parque imobiliário do grupo CTT, a frota automóvel da empresa e a direção de segurança. Através desta colaboração, adaptámos a plataforma da Nextbitt às necessidades da operação complexa dos CTT.
Paralelamente, procedemos à integração com outros sistemas, nomeadamente com o sistema de gestão (SAP) ou sistemas de gestão de edifícios (GTC), conseguindo assim dar resposta a todos os desafios que os CTT tinham em cima da mesa no que respeitava a gestão de ativos físicos e de facilities.
ACD: Um dos objetivos dos CTT era que a NextBitt estivesse o menos possível dependente da ação humana, quer em termos de gestão de dados mestre, quer na gestão financeira com fornecedores, em particular na emissão de notas de encomenda. Tal implicou o desenvolvimento de diversas integrações com sistemas nativos CTT, tornando a implementação da atual solução bastante complexa, atendendo à necessidade de envolvimento de equipas multidisciplinares.
Quais foram os principais benefícios observados pelos CTT desde a implementação da plataforma?
ACD: O facto de termos uma visão unificada sobre todas as ações de manutenção preventiva e corretiva de mais de 800 instalações, permitiu unificar processos a nível nacional, selecionar os fornecedores que correspondem adequadamente às necessidades dos CTT, quer em termos de preço, quer em termos de garantia de cumprimento das intervenções necessárias. A gestão de consumíveis é algo que estamos a construir em Nextbitt, ainda num estado mais precoce, mas que, a nosso entender, trará vantagens competitivas, nomeadamente, na redução de custos através de um maior controlo de consumos. Adicionalmente, permitiu gerir de uma forma mais otimizada a conta corrente de fornecedores, para benefício dos CTT, através da previsibilidade da ocorrência de custos, mas também para os fornecedores, que quase de forma automática, recebem a emissão das notas de encomenda dos trabalhos efetuados.
Considerando a escala dos CTT, como é que a tecnologia implementada influencia a eficiência operacional geral da empresa?
MS: Para integrar a gestão de ativos físicos dos CTT numa única plataforma foi necessário refletir sobre a experiência de cerca de 1.000 utilizadores, distribuídos por todo o país. Estes precisam da Nextbitt para acompanhar a execução de mais de 10.000 pedidos por ano de manutenção corretiva, a que acrescem mais de 2.000 ações de manutenção preventiva. O facto de os prestadores de serviço registarem toda a sua atividade diretamente na plataforma, seja através do portal ou de uma APP nativa para Android, veio também simplificar a operação da equipa dos CTT, que passou a centrar a sua atividade na validação e análise de dados, tendo sido substancialmente reduzido o número de horas investidas no tratamento de e-mails e registo de informação.
Como tal, a gestão centralizada destes pedidos, concentrada numa única plataforma, permite à equipa de Facility Management ganhos de eficiência, através de um melhor planeamento e organização dos diferentes processos.
ACD: Claramente, termos toda a organização a trabalhar na mesma plataforma, com os mesmos processos, sem necessidade de trocas de e-mails, com visibilidade do estado dos pedidos, é algo que reduz ineficiências e otimiza metodologias de trabalho. Ainda existe um longo caminho, mas acreditamos que o ganho atingido até ao momento é claramente superior ao esforço depositado nesta implementação.
Nos CTT, estamos em constante avaliação das nossas necessidades, seja qual for a área da empresa. Otimizar processos que nos parecem desatualizados e garantir que nos diferenciamos na gestão de ativos é essencial para reforçar o nosso posicionamento num mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, reduzindo custos e assegurando, naturalmente, crescimento do negócio.
Como é que a tecnologia da Nextbitt contribui para os objetivos de alcançar um balanço carbónico net zero até 2030?
MS: A plataforma da Nexbitt permite a gestão sustentável de ativos físicos – as plataformas de Asset Management são a base ideal para agregar e calcular boa parte das métricas derivadas da componente de gestão ambiental, associadas ao ESG. Os CTT, com a ambição de se tornar net zero em 2030, devem apostar num esforço transversal nas mais diversas dimensões da sua operação, incluindo na gestão dos seus ativos físicos.
A conclusão que retiramos da nossa experiência é que habitualmente edifícios, unidades industriais e equipamentos associados a estas instalações, sejam responsáveis por mais de ¾ do total da pegada carbónica da organização. Com 900 instalações, que representam mais de 500.000 m2 de área, os CTT são o caso perfeito para exemplificar o papel que plataformas como a Nextbitt terão na construção de um futuro net zero. Estamos numa posição privilegiada para recolher todos os dados necessários ao nível mais elementar e de forma automática recorrendo às nossas fortes competências em IoT e sensorização.
Neste sentido, possibilitamos aos CTT a medição da pegada carbónica com base em dados reais recolhidos de forma automática, algo que garante um conhecimento completo e em tempo útil da tendência de todos os parâmetros envolvidos no cálculo da pegada.
ACD: Os CTT são a empresa mais antiga de Portugal com mais de 500 anos, tendo passado já por vários processos de transformação tecnológica. Aliamos a inovação a práticas cada vez mais sustentáveis, experimentando e procurando os parceiros certos e as soluções ideais, tanto à medida das necessidades dos nossos clientes, como das nossas próprias necessidades.
A sustentabilidade é, hoje, um aspeto central da nossa estratégia de desenvolvimento – Faster, Better, Greener, com reflexo progressivamente mais explícito na definição do nosso portefólio de oferta e nas nossas práticas quotidianas.
Os CTT têm como ambição atingir a neutralidade carbónica em toda a cadeia de valor até 2030. Estamos constantemente à procura de novas soluções, mais limpas e mais eficientes.
Contamos atualmente com a maior frota alternativa do setor logístico nacional, o que já nos permitiu inaugurar os primeiros cinco centros de entrega 100% ‘verdes’, nos quais a atividade é feita exclusivamente com veículos elétricos, sem emissão local de poluentes atmosféricos.
A par da mobilidade ‘mais verde’, os CTT têm feito, nos últimos anos, investimentos bastantes significativos na utilização de energias sustentáveis, por exemplo, a implementação do LED, fotovoltaicos e sistemas de gestão de energia. Estamos a apostar na produção de energias renováveis, nomeadamente de energia solar e o mais recente exemplo disso é a parceria estabelecida com a EDP para a instalação de centrais de produção de energia solar em mais de 40 edifícios CTT. Este é um projeto que permite, não só uma gestão energética mais eficiente, como possibilita, igualmente, uma transição energética mais justa e inclusiva para a comunidade.
Quais são os planos futuros para a integração de tecnologias para a sustentabilidade na gestão de ativos dos CTT?
MS: Na nossa ótica, não existe sustentabilidade sem uma gestão eficiente de ativos físicos. Nesse sentido, ter tecnologia de vanguarda, capaz de acompanhar as tendências de mercado no que respeita a funcionalidades e requisitos legais, é crítico. Aliás, tecnologia e sustentabilidade são áreas que, para além de se encontrarem em plena ebulição e desenvolvimento, aportam muito valor quando dinamizadas em conjunto.
A sustentabilidade não vive sem dados ou sem evidências e a tecnologia, quando bem aplicada, tem o poder de nos dar essa informação em tempo real, e de forma credível, para que as tomadas de decisão sejam baseadas na transparência. É isso que procuramos oferecer aos nossos clientes, como é o caso dos CTT.
Ter a capacidade de associar indicadores de sustentabilidade à gestão de ativos físicos, não só garante eficiência nos processos e nos recursos, como se traduz na redução de custos para a operação em causa.
Saber tirar partido da tecnologia para alavancar práticas sustentáveis nas organizações torna possível acelerar esta jornada. E é esse o propósito da Nextbitt – estar sempre um passo à frente, e com olhos no mundo, para garantir a melhor resposta aos desafios dos nossos clientes. O nosso sucesso, será também o seu sucesso.
ACD: Aguardamos as conclusões dos pilotos em curso para, em conjunto com a direção de sustentabilidade dos CTT, tomar decisões sobre os próximos passos.
Como referido em cima, fazemos, diariamente, uma rigorosa análise das nossas necessidades e estamos em constante avaliação do que podemos melhorar, em prol da empresa e dos nossos clientes. Estamos muito cientes de que, cuidar dos ativos de forma estratégica pode mitigar riscos, ajudar a controlar gastos e a assegurar uma produção sustentável.
A sustentabilidade, assente nos seus pilares humano, social, económico e ambiental, é hoje um tema premente que necessita de ser endereçado de uma forma consistente e articulado nas suas diferentes dimensões. As empresas que incorporarem a sustentabilidade nas suas estratégias e modelos de negócios estão melhor preparadas para responder às necessidades atuais dos diferentes stakeholders, para gerir o risco e para serem bem-sucedidas no longo prazo.
